door Jolan Douwes

Persoonlijke vraag aan de loopbaancoach en de verzuimcoach: hoe vaak melden zìj zich eigenlijk ziek? Sonja van Hoof en Henri van den Heuvel schieten in de lach. Wat blijkt? Zij drukken met zijn tweeën het verzuimpercentage, want de eerste is in de anderhalf jaar dat ze bij het Universitair Medisch Centrum (UMC) Utrecht werkt nog maar één dag ziek geweest. En de tweede heeft zich in twee jaar tijd nog nooit ziekgemeld. Toeval of niet, daarover later meer. 

In het kantoorgebouw naast het ziekenhuis hebben de twee collega’s net verteld over hun samenwerking. Het UMC is een van de weinige organisaties in Nederland met wel zes verzuimcoaches in dienst. Sinds 2021 ondersteunen zij medewerkers en leidinggevenden bij (dreigend) langdurig verzuim- vanouds een taak van hr. Ze vallen onder de afdeling Gezond en Veilig Werken, net als onder andere interne bedrijfsartsen, arbeidsdeskundigen en loopbaancoaches. Bij het ziekenhuis werken ruim 12.000 mensen.

Van den Heuvel: ‘Wij hebben als verzuimcoach een neutrale rol en staan echt naast de medewerker en de leidinggevende. Zo nodig helpen we met het invullen van documenten en voeren we gesprekken over re-integratie. We zijn breed inzetbaar.’

Als Noloc-gecertificeerde loopbaanprofessional heeft Sonja van Hoof dezelfde neutrale rol met haar team van drie parttime-collega’s. Ook zij voert gesprekken met medewerkers die vertrouwelijk blijven. 

Hoe ziet jullie samenwerking eruit?

Van den Heuvel: ‘Sonja komt in beeld als een medewerker langer dan één jaar verzuimt en al eerder bij vrijwillige loopbaangesprekken. Als iemand niet meer op zijn plek is op een afdeling, kan zij ondersteunen bij het oriënteren en kijken of ze ergens anders bij het UMC een (proef)plaatsing kan regelen. Dit is ook een verplichting vanuit de Wet Verbetering Poortwachter. Laatst is dat nog gelukt bij iemand die een ondersteunende functie had bij een zorgafdeling. Hij was mede uitgevallen omdat hij minder blij was met nieuwe taken die hij had gekregen.’

Van Hoof: ‘De man werkt nu bij de balie waar kapotte medische apparatuur wordt ingeleverd. Hij heeft zijn werkplezier teruggevonden, een paar jaar voor zijn pensioen.’

Sjouwen met bedden

Het UMC Utrecht heeft een website met interne vacatures en kandidaten voor herplaatsing hebben voorrang. Maar vaak werken netwerkgesprekken nog beter. Van Hoof: ’Onlangs kwam een verpleegkundige van een chirurgische afdeling bij me nadat ze was uitgevallen om een fysieke reden. Ze was begin vijftig en het sjouwen met ziekenhuisbedden begon haar zwaarder te vallen. De vrouw vroeg zich af hoe lang ze dit werk fysiek nog zou volhouden. Ik heb haar geadviseerd om breder naar haar inzetbaarheid te kijken en met een regieverpleegkunde (het aanspreekpunt voor patiënten en hun naasten, red.), een oriënterend gesprek te voeren. Zo gaat het balletje vaak rollen.’ 

Hoeveel loopbaangesprekken voer je gemiddeld?

Van Hoof: ’Dat zijn er twee, inclusief de kennismaking. Dat is niet veel, maar dat heeft te maken met onze personele bezetting. We hebben ook een online loopbaanplatform, met testen en opdrachten. Dat willen we aantrekkelijker maken, zodat hier meer gebruik van wordt gemaakt. Maar mensen willen ons ook graag persoonlijk spreken.’ 

Medewerkers weten de loopbaancoaches te vinden, want het aantal korte trajecten stijgt met het jaar. In 2023 zijn er ruim honderd geteld. In 2024 waren dat er 170. De gesprekken gaan vooral over ontwikkelmogelijkheden, werkdruk, inzetbaarheid en plezier houden in het werk. Voor complexe loopbaanvragen schakelt het ziekenhuis externe loopbaancoaches in.

Wat doen jullie verder nog op het gebied van verzuimpreventie?

Van den Heuvel: ‘Sinds begin 2025 geef ik met collega’s de workshops ‘Omgaan met rouw en verlies’ en ‘Eerste hulp bij stress op het werk’. Die zitten tot nu toe elke keer vol. Als ik merk dat er meer begeleiding nodig is, kan ik doorverwijzen naar een bedrijfscounselor. We geven ook een training voor 55-plussers over de vraag hoe ze het laatste deel van hun loopbaan invullen. Eén deelnemer heb ik laatst naar onze loopbaancoaches doorverwezen.’

Van Hoof: ‘Eind mei organiseren collega’s van de hr-afdeling ook een vitaliteitsweek met stoelmassages, informatie over nachtwerken en andere activiteiten.’

Het aanbod is zo groot dat Van den Heuvel zich afvraagt of de groep die ondersteuning het meest nodig heeft wel wordt bereikt. ‘Weten zij ons net zo goed te vinden als de proactieve, hoogopgeleide, arbeidsmarktgeoriënteerde medewerker? Waar zetten we ons budget voor in? Daar moeten we misschien scherpere keuzes in maken. Ik durf de stelling wel aan: less is more.’

Van Hoof: ‘Ik snap wat je bedoelt, maar ik vind het juist goed dat we van alles aanbieden. Vorig jaar heb ik een online webinar over hoofd, hart en hormonen gevolgd. Daar deed een allegaartje aan medewerkers aan mee.’

Verzuimcijfers

Even wat feiten: in het jaarverslag van 2023 staat dat het verzuim bij het UMC Utrecht is gedaald van 6,3% naar 5,7%. Ruim een derde van de ziekgemelde medewerkers had last van overspannenheid, burn-out of andere psychische klachten. Het gemiddelde verzuim lag lager dan het gemiddelde percentage binnen de ziekenhuissector (6,5% in 2023). Het landelijk gemiddelde lag eind 2024 volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek op 5,4 procent.

Is onderzocht wat bij jullie de grootste oorzaken zijn van verzuim?

Van den Heuvel: ‘Niet heel grondig, maar we hebben gegevens over bedrijfsongevallen en werkgerelateerde uitval. In het ziekenhuis krijgen medewerkers te maken met patiënten en hun naasten die mondiger en soms ook agressiever worden. Elke dag kunnen ze in werksituaties terechtkomen waar de dood op de loer ligt. Ik geef het je te doen.

‘Daar komt bij dat elke levensfase kan leiden tot een disbalans, of het nu gaat om drukke starters of mensen met jonge gezinnen, om mantelzorgers of medewerkers die een naaste hebben verloren.’ 

Van Hoof: ‘Wij bewegen mee met de maatschappelijke trends. Voor een onderwerp als rouw is nu ook in de coachgesprekken meer aandacht. Van een medewerkster hoorde ik dat ze dat waardeerde in haar contact met onze bedrijfsmaatschappelijk werkster. Ze is haar man al jaren geleden verloren, maar toen werd er niet over gepraat op het werk.’

Van den Heuvel: ‘Zo was voor mij een eyeopener dat er een relatie kan zijn tussen een lange reisafstand en verzuim. Jonge mensen maken er vaak geen punt van als ze een baan bij ons kunnen krijgen. Ze denken al gauw: dat komt wel goed. Maar in de praktijk betekent het dat ze soms wel drie uur onderweg zijn. Dat kost veel energie.’

‘Het was een eyeopener dat er een relatie kan zijn tussen een lange reisafstand en verzuim’

Van Hoof: ‘Ik hoorde van een teamleider dat zij geen sollicitanten meer uitnodigt die ver weg wonen. Zij heeft te vaak meegemaakt dat collega’s erin vastlopen. In de zorg is thuiswerken sowieso minder mogelijk. Laatst konden wij een verpleegkundige detacheren naar een ziekenhuis waar zij op de fiets naartoe kon. Daar was ze heel blij mee.’

Grote luxe

Terug naar de vraag hoe vaak de loopbaancoach en de verzuimcoach zelf verzuimen. ’Ik heb me sinds ik hier een jaar geleden kwam werken één dag ziekgemeld’, zegt Sonja van Hoof. ‘Het voelt als een grote luxe dat ik werd doorbetaald. Als zelfstandige was ik dat twintig jaar lang niet gewend. Net als veel UMC-medewerkers heb ik wel een groot verantwoordelijkheidsgevoel, mede vanwege het personeelstekort. Wie uitvalt, vraagt zich meteen af: hoe redden ze het zonder mij?’

Henri van den Heuvel heeft zich de afgelopen twee jaar nog nooit ziekgemeld. ‘Ik heb mezelf wel eens de vraag gesteld hoe ik me zou gedragen àls ik zou uitvallen. Mijn arbeidsethos is groot. Maar ook mijn relatie met mijn leidinggevenden en collega’s is een belangrijke factor. Ik voel me gewaardeerd en dat is medebepalend voor hoe ik werkdruk of fysieke klachten ervaar.’