Door Jolan Douwes

Via de mail ontvangen alle medewerkers van a.s.r. elke week het verzoek te reageren op drie wisselende stellingen over productiviteit, vitaliteit en werkgeluk. Als Monique Groen, adviseur Vitaliteit en Verzuim, haar laptop openklapt, komt de digitale thermometer net binnen. Een van de stellingen van deze eMood luidt: ‘Tijdens de werkdag neem ik bewust de tijd om in beweging te blijven.’ Groen geeft er een zeven voor. Waarom geen acht? Lachend: ’Vanuit mijn rol vind ik natuurlijk dat ik het perfect moet doen. Maar dat lukt niet altijd op een dag vol overleggen. Ik ben blij dat ik net even door het pand kon bewegen toen ik jou ophaalde.’ 

In de ruime ontvangsthal van het hoofdkantoor in Utrecht - kunst op sokkels, palmbomen in de binnentuin - zijn we net de trap naar een koffiebar met zitjes opgeklommen. Boven vertelt Groen over het vitaliteitsbeleid dat hoog op de agenda van de verzekeraar staat. Zij geeft hier vorm aan met tien collega’s van het team HR Vitaliteit. De specialisten werken nauw samen met Talentadviseurs, die ook onderdeel zijn van HR. Hun doel is: de zesduizend medewerkers vitaal en duurzaam inzetbaar houden. De verzekeraar heeft vijf vestigingen in Nederland.

Als je tevreden bent over je werk en je fit voelt, kun je ervan uitgaan dat je werkvermogen toeneemt en je verzuim afneemt. Ook op dat gebied heeft een werkgever een zorgplicht. Vandaar dat a.s.r. in 2021 een paragraaf over vitaliteit aan de eigen cao heeft toegevoegd. ’Dat is bij meer organisaties het geval, maar wij besteden niet alleen aandacht aan de BRAVO-onderwerpen (beweging, roken, alcohol, voeding en ontspanning, red.)’, zegt Monique Groen. ‘Energiebronnen en stressfactoren krijgen ook veel aandacht. We besteden het vitaliteitsbeleid niet uit aan een externe organisatie die activiteiten organiseert. Met één keer per jaar een hardloopclubje ben je er nog niet. Bij ons zit vitaliteit in het dna.’

Sabbatical

Dat is te merken aan de arbeidsvoorwaarden. Daarin zijn zaken opgenomen die bijdragen aan een goede werk-privé balans. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld hybride werken en eens in de vijf jaar een sabbatical opnemen. Talentadviseurs begeleiden medewerkers bij hun persoonlijke ontwikkeling en het maken van loopbaankeuzes. De Adviseurs Vitaliteit en Verzuim helpen bij het aanbieden van de juiste ondersteuning wanneer medewerkers even niet in balans zijn, bijvoorbeeld in de vorm van een psycholoog of budgetcoach. En het gezondheidsprogramma a.s.r. Vitality is voor alle personeelsleden gratis toegankelijk. Voor iedereen is er ook nog een groot opleidingsaanbod en een ruim opleidingsbudget beschikbaar.

Het tijd- en plaatsonafhankelijk werken dat in 2014 al is ingevoerd, geeft medewerkers de ruimte om werk en privé op elkaar af te stemmen. Niemand hoeft verlofdagen te registreren. Groen: ’Je bespreekt met je team of het uitkomt dat je vrij neemt. De bedoeling is wel dat je de wettelijke vakantiedagen zoveel mogelijk opmaakt, omdat we hersteltijd belangrijk vinden. Maar we gaan uit van vertrouwen en output. De jaarurennorm die we hanteren, geeft flexibiliteit. We hebben omgerekend hoeveel uren je in een jaar moet halen met een contract van bijvoorbeeld 38 uur per week. Als je naar een voorstelling van je kind wilt of overdag gaat sporten, haal je dat op een ander moment in.’

Leidt het vitaliteitsbeleid ook echt tot minder verzuim?

‘Dat is moeilijk in cijfers uit te drukken, maar in vergelijking met het landelijk gemiddelde zitten we gunstig: 4,5 procent verzuim in 2024. De VitaliteitScan laat zien dat we op belangrijke punten beter scoren dan het landelijk gemiddelde. Twee jaar geleden zijn we samengegaan met Aegon Nederland. Een organisatie in transitie geeft altijd onrust. De samenvoeging heeft gevolgen gehad voor onze werkwijze, de systemen en de organisatiecultuur. Dat heeft effect op medewerkers en dat zagen we terug in het verzuim. Dit jaar verwacht ik een dalende lijn.’

Vragenlijst

Dat signaal komt ook van de VitaliteitScan die alle medewerkers eens in de twee jaar van de Arbodienst ontvangen. Na het invullen krijgt iedereen een rapport met inzicht in persoonlijke stressfactoren en energiebronnen, plus tips om zelf mee aan de slag te gaan. Als de resultaten daar aanleiding toe geven, dan kan er een uitnodiging van de bedrijfsarts komen of het advies contact op te nemen met een van de Talentadviseurs. Ongeveer de helft van de medewerkers vult de vragenlijst in. 

Waar is winst te behalen als je de uitkomsten ziet?

‘We komen er gunstiger uit dan het landelijk gemiddelde op het gebied van autonomie - zelf je taken indelen. Maar daar viel wel wat te verbeteren bij de afdeling Klantbediening, waar de medewerkers telefoondiensten hebben. We hebben een softwaresysteem gevonden dat meer afwisseling biedt. De ene keer krijgen de collega’s bijvoorbeeld een telefoontje, de andere keer een chatvraag. Zo kunnen zij ook makkelijker vanuit huis werken.’

De reacties op de eMood-stellingen worden regelmatig besproken in teamoverleggen. Alle leidinggevenden krijgen wekelijks de geanonimiseerde uitkomsten van hun afdeling. ‘De resultaten leveren interessante gesprekken op. Je leert elkaar beter kennen en deelt tips met elkaar. Toen ik nog jonge kinderen had, vond ik het lastig om alle ballen in de lucht te houden. Mijn collega’s vroegen toen hoe erg het was als ik eens een bal neerlegde of om hulp vroeg. Dat hielp me er anders naar te kijken.’

Komt er ook informatie uit eMood waar de alarmbellen bij afgaan?

‘We hebben laatst een inspiratiesessie over slapen georganiseerd toen we zagen dat veel medewerkers daar wel eens problemen mee hebben. De oorzaak hebben we niet gevraagd, maar die kan variëren van kleine kinderen tot de overgang of gezondheidsproblemen. In elk geval wilden we meer kennis en handvatten meegeven. Een slaapexpert heeft een volle zaal uitgelegd welke factoren invloed hebben op een goede nachtrust en tips gegeven. We kregen hier positieve reacties op.’ 

Overgang

a.s.r. organiseert regelmatig zulke inspiratiesessies. Zo was er vier jaar geleden een webinar over hormonale klachten door de overgang. Een gynaecoloog gaf informatie en Chief Human Resources Officer (CHRO) Jolanda Sappelli van a.s.r. deelde haar persoonlijke verhaal. ‘Zij krijgt daar nog steeds complimenten over en de webinar wordt veel teruggekeken’, zegt Groen. 

Wat vind je nog een aandachtspunt?

‘Wanneer gaan medewerkers het gesprek aan als iets niet goed gaat? Onze oproep is: zo snel mogelijk, zodat we kunnen meedenken en ondersteuning kunnen regelen. Toch merken we dat vooral jongere medewerkers issues te lang voor zich houden. Uit de laatste VitaliteitScan komt dat ze lager scoren op dat gebied. Daar praten ze liever over met hun leeftijdgenoten dan met hun leidinggevenden. Dat zit hem vooral in de communicatie. Ja, dat kan te maken hebben met een generatiekloof. Vandaar dat we met onze jongerenvereniging Nexus overleggen hoe we hen beter kunnen bereiken.’ 

Tegelijkertijd krijgen leidinggevenden de tip zelf ook te laten zien dat ze weleens ergens mee zitten. Wie persoonlijk durft te zijn, krijgt daar ook eerder iets voor terug, weet Monique Groen. Pas op de dag van de bijeenkomst over slaap kreeg ze de vraag of zij het welkomstpraatje wilde houden. ‘Ik heb toen eerlijk tegen de zaal gezegd dat ik er vast van wakker had gelegen als ik het eerder had geweten. Dat geeft herkenning, het maakt menselijk en daardoor benaderbaar.’